Jak dlouho musíme uchovávat doklady našeho SVJ?
Aneb: Kolik šanonů ještě uneseme?
Pro ty z vás, co doma schováváte stohy šanonů se slovy „to ještě nemůžeme vyhodit“, máme dobré zprávy. Ač se někdy zdá, že SVJ je předurčeno stát se archivem všeho od roku raz dva, skutečnost je méně zoufalá. Většinu dokladů totiž není potřeba skladovat déle než 5 let. Ano, opravdu.
Pojďme se tedy společně podívat, co a jak dlouho je potřeba archivovat – a co už konečně může z poliček do skartovačky.
Co říká zákon?
Archivace dokumentů SVJ se řídí hlavně třemi zákony:
- Zákon o účetnictví (563/1991 Sb.) – stanoví lhůty pro účetní záznamy
- Zákon o důchodovém pojištění (155/1995 Sb.) – pokud SVJ odvádí pojistné
- Občanský zákoník (89/2012 Sb.) – např. v souvislosti s usneseními shromáždění
Pokud náhodou spravujete SVJ, které se stalo plátcem DPH, přibude vám ještě zákon o DPH (235/2004 Sb.), ale těch je opravdu minimum.
Lhůty archivace přehledně
| Dokument | Lhůta uchování |
| Mzdové listy, evidenční listy důchodového pojištění | 30 let |
| Účetní závěrka, výroční zpráva o hospodaření | 10 let |
| Ostatní účetní záznamy (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy apod.) | 5 let |
| Daňové doklady (pouze pokud je SVJ plátcem DPH) | 10 let podle zákona o DPH |
| Dokumenty vystavované vlastníkům (např. vyúčtování služeb) | alespoň 5 let (doporučeno) |
| Stanovy, prohlášení vlastníka, notářské zápisy, usnesení shromáždění, zápisy z výboru, smlouvy, revize apod. | po celou dobu existence SVJ |
Podrobněji ke každé skupině
Účetní doklady
Podle zákona o účetnictví:
- Účetní závěrku a výroční zprávu SVJ uschovává 10 let.
- Ostatní účetní záznamy (faktury, pokladní doklady, výpisy…) stačí 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.
Někteří doporučují připočíst 3 měsíce navíc (lhůta na sestavení závěrky), ale zákon to výslovně nepožaduje.
Mzdy, odměny a důchodové pojištění
Pokud SVJ vyplácí odměny, ze kterých odvádí sociální pojištění, je potřeba uschovat:
- mzdové listy
- evidenční listy důchodového pojištění
A to 30 let od konce období, kterého se týkají. Pokud ale pojištění neodvádíte (např. nízké odměny, dohody do limitu), tato povinnost se vás netýká.
Je dobré uchovat i smlouvy se zaměstnanci či dohodáři, ať máte dokumentaci kompletní.
Dokumenty o fungování SVJ
Sem patří:
- zakladatelské dokumenty
- stanovy
- prohlášení vlastníka
- notářské zápisy
- usnesení shromáždění
- zápisy z jednání výboru a kontrolní komise
- smlouvy, revizní zprávy, pasporty domu atd.
👉 Doporučujeme uchovávat po celou dobu existence SVJ.
Například zápisy ze shromáždění mohou být klíčovým důkazem, pokud se někdo dožaduje přezkumu rozhodnutí podle § 1209 občanského zákoníku – a to i po několika letech.
Máte v domě dlužníky?
V takovém případě doporučujeme nevyhazovat nic, co se týká pohledávek, dokud:
- dluh není vymožen, nebo
- neuplyne promlčecí doba (běžně 3 roky, ale může se přerušovat)
Zvlášť si ponechte výzvy k úhradě, výpisy z účtu a zápisy o rozhodnutích shromáždění.
Doklady vydané vlastníkům
Např. vyúčtování služeb, přehledy plateb, upomínky apod.
📌 Zákon přesnou lhůtu nestanoví, ale uchovávejte je alespoň 5 let – tedy po dobu, kdy může vlastník uplatnit reklamaci nebo vznést námitku.
Na závěr: co můžete opravdu vyhodit?
Když si projdete šanony, zjistíte, že často archivujeme doklady z doby, kdy po domě běhala paní správcová se šanonem v náručí a dlužníci ještě platili složenkami.
Teď už víte, co můžete pustit (do skartovačky) a co naopak držet zuby nehty. Pokud si nejste jistí, držte se základního pravidla:
Raději zbytečně uchovat než pozdě litovat.
Máte jinou situaci nebo vám něco není jasné?
Ozvěte se. Jsme tu od toho, aby se vám ve vašem domě dobře žilo – a méně archivovalo.
S úsměvem a v pořádku.
S přáním pěkného dne
Tým Habitant solutions s.r.o.
